Flow Process Chart

Flow Process Chart
Alat atau tool yang sangat berguna untuk memahami suatu Alir Proses adalah Flow Process Chart. Flow Process Chart merupakan gambaran skematik/diagram yang menunjukkan seluruh langkah dalam suatu proses dan menunjukkan bagaimana langkah itu saling mengadakan interaksi satu sama lain. Setiap orang yang bertanggung jawab untuk memperbaiki suatu proses haruslah mengetahui seluruh langkah dalam proses tersebut. Ada beberapa cara untuk menggambarkan Flow Process Chart dengan berbagai simbol yang digunakannya.
Flow Process Chart yang menunjukkan langkah-langkah secara garis besar disebut Macro Flow Process Chart sedangkan yang menunjukkan secara lebih rinci disebut Mini Flow Process Chart dan yang paling rinci disebut Micro Flow Process Chart yang lazim digunakan oleh tingkat pelaksana bawahan.
Simbol-simbol yang digunakan untuk Flow Process chart seperti yang tampak pada gambar dibawah:


Gambar
ASME Flow Process Symbols
(David Straker, A Toolbook for Quality Improvement
and Problem Solving, 1995)
Tujuan dari Flow Process Chart adalah sebagai berikut (David Straker, 1995) dan (William J. Kolarik, 1995):
• Memberikan pengertian tentang jalannya proses. Orang akan lebih cepat memahami informasi yang disampaikan melalui grafik atau bagan daripada yang disampaikan melalui uraian verbal. Flow Process Chart dapat menunjukkan hubungan antara langkah-langkah dalam proses. Untuk menunjukkan langkah-langkah dalam proses yang sebenarnya terjadi maka Flow Process Chart seharusnya dibuat oleh orang-orang yang bekerja dalam sistem.
• Membandingkan proses ideal dengan proses yang sebenarnya terjadi. Dengan menggunakan Flow Process Chart kita dapat membandingkan:
- Proses yang seharusnya berjalan menurut peraturan atau Standing Operating procedure (SOP).
- Proses yang sesungguhnya berlangsung.
- Proses yang diharapkan berjalan dari ide yang dikembangkan.
• Untuk mengetahui langkah-langkah yang duplikatif dan langkah-langkah yang tidak perlu. Langkah-langkah yang duplikatif dan langkah-langkah yang tidak perlu membawa efek yang kurang menguntungkan karena akan membawa konsekuensi menambah orang yang bekerja dalam proses, menambah waktu proses dan akhirnya dapat menambah biaya proses.
• Mengetahui dimana pengukuran dapat dilakukan. Setelah kita mengetahui persoalan yang timbul dalam Flow Process Chart maka kita akan memperoleh landasan dimana perbaikan dapat dilakukan di dalam proses. Selanjutnya kita juga akan mengetahui dimana pengukuran harus dilakukan dan dengan cara apa pengukuran itu harus dilakukan.
• Menggambarkan sistem total. Sistem total meliputi input material dan jasa dari supplier, seluruh proses internal dan penerimaan produk serta jasa oleh customer, termasuk umpan balik yang diberikannya. Hanya dengan meneliti sistem total maka dapat diketahui bagaimana sistem produksi bekerja dan menganalisanya untuk melakukan perbaikan proses.
Untuk improvement pada proses ada lima level hirarki untuk mengarahkan kepada usaha-usaha yang kreatif dan performance dari proses tersebut (William J.Kolarik, 1995):
1. Elimination. Untuk mencari proses-proses/aktivitas yang tidak mempunyai tambahan nilai (Non Value Added). Terkadang tidak secara total untuk meng-eliminate tetapi bisa mengganti fungsi utama dari proses tersebut misalnya dengan teknologi yang lebih maju.
2. Combination. Mencari kombinasi aktivitas/proses yang bertujuan untuk meringkas proses tersebut.
3. Change of Sequence. Menguji urutan proses yang ada untuk melihat jika perlu adanya pengubahan urutan proses untuk Process Improvement.
4. Simplification. Melihat dan menguji proses/aktivitas dengan harapan untuk lebih menyederhanakan keseluruhan proses itu sendiri.
5. Addition. Bila proses/aktivitas tidak efektif maka bila perlu ada tambahan untuk step proses tertentu.

Secara garis besar bisa dilihat pada gambar dibawah:



Gambar
Process Improvement Analysis Hierarchy
(William J.K., Creating Quality, Concepts, Systems,
Strategies and Tools, 1995)