Sistem Peningkatan Kualitas

Sistem Peningkatan Kualitas
Dalam sistem peningkatan kualitas ada suatu konsep atau sistem yang dipergunakan dalam peningkatan kualitas tersebut. Suatu konsep atau sistem yang dipergunakan oleh Deming untuk peningkatan kualitas disebut Demings Chain Reaction for Quality Inmprovement (1950). Menyatakan bahwa dengan memperbaiki kualitas melalui proses produksi, biaya dapat diturunkan dan produktifitasnya dapat ditingkatkan. Jadi reaksi berantai dari Deming tersebut adalah peningkatan produktifitas melalui pendekatan baru bagi kualitas. Yang mana pendekatan ini pada gilirannya menuntut pengetahuan baru yang diantaranya adalah sistem pengetahuan yang mendalam (Profound Knowledge). Kewajiban manajemen sebagai penerapan unsur yang pertama dan Plan Do Check Act (PDCA) Cycle sebagai Tool untuk memperoleh dan mengembangkan pengetahuan. Adapun Profound Knowledge terdiri dari (Hardjosoedarmo, 1996):
• Pendekatan kesisteman dalam penerapannya pada organisasi.
• Variasi statistik dari proses-proses dalam sistem tersebut.
• Psikologi perorangan dan organisasi dalam susunan team untuk belajar dari pengalaman.
• Teori untuk memperoleh dan mengembangkan pengetahuan (Epistemologi).
Berdasarkan hal tersebut maka yang disebut Sistem adalah himpunan satuan-satuan yang saling mengadakan interaksi untuk berfungsi sebagai suatu totalitas, guna mencapai tujuan tertentu. Sistem tersebut mempunyai bagian-bagian yang berwujud entiti dan disebut Subsistem. Sistem dan Subsistem tersebut disusun oleh banyak proses yang berorientasi pada tujuan bersama (Victor E. Sower, 1999).
Yang disebut dengan proses adalah suatu rangkaian dari operasi (Langkah, Tugas, Kegiatan) yang menghasilkan output tertentu. Proses juga dapat dipandang sebagai gabungan antara berbagai sebab (Input) yang bekerja sama untuk menghasilkan efek yang dikehendaki (Output). Dengan demikian setiap produk atau jasa yang dikeluarkan oleh suatu organisasi adalah hasil dari suatu proses. Dari definisi diatas maka perbaikan dalam proses berawal dari perubahan sebab-sebab didalam proses berdasarkan data-data yang kemudian menghasilkan suatu produk atau jasa.
Di dalam Total Quality Management (TQM) organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang memiliki:
• Input, yaitu material atau jasa yang menjadi masukan terhadap organisasi dan menjadi tanggung jawab suppliers.
• Proses, yaitu sesuatu yang menghasilkan produk atau jasa.
• Output, yaitu produk atau jasa yang didistribusikan kepada customer dalam memuaskan mutunya.
Mutu lebih baik diwujudkan melalui perbaikan proses dan bukan melalui inspeksi hasil akhir suatu sistem atau organisasi. Produk atau jasa yang merupakan hasil suatu proses paling sedikit menggabungkan empat unsur yaitu:
• Manusia (Manpower)
• Mesin (Machine)
• Material (Material)
• Metoda (Method)
Dan didalam kenyataannya menunjukkan bahwa dalam segala kejadian dialam selalu terdapat variasi. Ini berarti bahwa variasi itu selalu mempengaruhi proses-proses yang membentuk suatu sistem organisasi. Jadi untuk memperbaiki sistem maka sebelumnya harus mengerti tentang bagaimana variasi itu mempengaruhi proses-proses dalam sistem tersebut.
Seperti telah dijelaskan dimuka bahwa yang dimaksud dengan variasi statistik adalah ragam, perbedaan hasil dari beberapa kegiatan yang sama. Variasi selalu mempengaruhi proses-proses yang membentuk sistem organisasi. Sehingga bila ingin memperbaiki suatu sistem maka harus mempunyai pengertian tentang bagaimana variasi itu mempengaruhi proses-proses dalam sistem tersebut.
Dalam proses produksi barang atau jasa variasi terjadi karena banyak faktor dimana yang paling utama adalah Manusia, Mesin, Material dan Metoda. Secara mendasar pengendalian variasi menuntut pengendalian proses. Sehingga perlu dipelajari bagaimana mengendalikan sebab-sebab variasi seperti Manusia, Mesin, Metoda dan Material.
Seorang ahli fisika Amerika pada tahun 1920-1930 yaitu Shewart meletakkan dasar-dasar tentang studi variasi pada waktu dia bekerja di Bell Telephone Laboratories di New York.
Dasar-dasar studi Shewart adalah sebagai berikut :
• Dengan melihat ragam karakteristik output maka semua proses pasti mengalami variasi.
• Sebab-sebab proses (Mesin, Metoda, Manusia dan Material) merupakan faktor-faktor yang menimbulkan variasi dalam proses. Sebab-sebab variasi pada proses ini dapat diidentifikasi.
• Untuk mengurangi variasi perlu diambil tindakan seperlunya. Tindakan ini perlu dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode, teknik dan peralatan ilmiah.