Sistem Pengendalian Proses dan Kualitas

Sistem Pengendalian Proses dan Kualitas
Suatu karakteristik dari pengendalian kualitas modern adalah bahwa didalamnya terdapat aktivitas yang berorientasi pada tindakan-tindakan pencegahan kerusakan dan bukan berfokus pada upaya untuk mendeteksi kerusakan saja. Kualitas melalui inspeksi saja tidak cukup dan hal itu memakan biaya yang banyak. Meskipun tetap menjadi persyaratan untuk melakukan beberapa inspeksi singkat atau audit terhadap produk akhir tetapi usaha pengendalian kualitas seharusnya lebih difokuskan pada tindakan pencegahan sebelum terjadinya kerusakan dengan jalan melaksanakan aktivitas secara baik dan benar pada waktu pertama kali mulai melaksanakan suatu aktivitas. Dengan melaksanakan prinsip ini usaha peningkatan kualitas akan mampu mengurangi ongkos produksi. Sehingga perlu dilakukan suatu sistem pengendalian proses sebagai implementasi dari tindakan preventif dalam sistem manajemen kualitas itu.
Suatu sistem pengendalian proses dapat digambarkan sebagai Sistem Umpan Balik (Feedback System). Ada empat hal penting yang harus diperhatikan dalam sistem pengendalian kualitas, (Vincent Gaspers, 2001) yaitu:
1. Proses, melalui proses semua input bekerjasama untuk menghasilkan produk berkualitas yang selanjutnya diserahkan kepada customer agar memenuhi kebutuhan dan ekspektasi dari customer tersebut. Kinerja total dari proses tergantung pada komunikasi diantara organisasi yang menawarkan produk dan customer dimana proses didisain dan diimplementasikan berdasarkan informasi kebutuhan dan ekspektasi dari customer yang selanjutnya dioperasionalkan dan dikelola oleh pihak manajemen organisasi. Sistem pengendalian proses baru dapat dianggap bermanfaat hanya jika memberikan kontribusi pada mempertahankan Tingkat Keunggulan (Level of Excellent) atau meningkatkan Kinerja Total Proses.
2. Informasi tentang Kinerja, kebanyakan informasi tentang kinerja aktual dari proses dapat diperoleh dengan cara mengkaji produk dari proses itu melalui analisis data yang relevan. Agar dapat memperoleh informasi yang bermanfaat tentang proses bagaimanapun pihak manajemen organisasi harus memahami proses itu sendiri beserta variabilitas internalnya. Karakteristik proses seperti: banyak interupsi, cycle times, dan lainnya seharusnya menjadi fokus utama dalam usaha-usaha meningkatkan kinerja total dari proses. Pihak manajemen perlu menentukan Nilai-Nilai Target (Target Values) untuk karakteristik proses, kemudian memantau bagaimana kinerja aktual dari proses itu berada dekat atau jauh dari nilai-nilai target yang telah ditetapkan. Jika informasi ini diperoleh dan diinterpretasikan secara tepat, akan mudah diketahui apakah proses sedang berada dalam keadaan stabil atau tidak stabil. Selanjutnya berdasarkan informasi tentang kinerja dari proses itu, tindakan-tindakan yang tepat dapat diambil, apakah perlu memperbaiki proses yang sekarang atau terus memproduksi produk berdasarkan proses yang sekarang stabil itu. Setiap tindakan yang diambil seyogyanya menjadi tepat waktu dan sesuai agar menghilangkan pemborosan dalam pengendalian proses itu yang berarti akan meningkatkan proses terus-menerus.
3. Tindakan pada Proses, tindakan pada proses akan menjadi ekonomis apabila tindakan-tindakan itu diambil untuk mencegah karakteristik penting dari proses atau produk yang bervariasi atau menyimpang terlalu jauh dari nilai-nilai target yang telah ditetapkan. Tindakan ini dimaksudkan untuk mempertahankan kestabilan dan variasi dari produk dalam Batas-Batas yang Dapat Diterima (Acceptable Limits). Tindakan-tindakan yang diambil pada proses dapat berupa perubahan dalam operasional (seperti: pelatihan operator, perubahan kedatangan material dan lainnya) atau elemen-elemen dari proses itu sendiri (seperti: rehabilitasi peralatan, meningkatkan komunikasi internal dan hubungan diantara orang-orang, mengubah disain dan pengembangan proses secara keseluruhan dan lainnya). Pengaruh dari setiap tindakan pada proses harus dipantau dan dilakukan analisis lanjutan untuk mengetahui bahwa tindakan-tindakan yang diambil pada proses itu telah sesuai dengan yang diharapkan.
4. Tindakan pada Produk, tindakan pada produk akan menjadi kurang ekonomis apabila tindakan itu semata-mata hanya untuk mendeteksi dan memperbaiki produk yang berada diluar spesifikasi yang telah ditetapkan tanpa mengkaji secara mendalam tentang masalah-masalah dalam proses pembuatan produk itu. Meskipun produk yang tidak konsisten memenuhi kebutuhan customer dapat dikerjakan ulang agar memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, namun tindakan korektif pada proses harus dilakukan untuk mencegah proses dimasa mendatang menghasilkan produk yang tidak konsisten dalam memenuhi spesifikasi kebutuhan dan ekspektasi dari customer. Dengan demikian tindakan pada produk harus dilanjutkan dengan tindakan-tindakan korektif pada proses kemudian menguji proses itu sampai mampu menghasilkan spssifikasi produk sesuai dengan yang diinginkan oleh customer.